Plan de table, liste par table : que donner au traiteur et quand ?
Guide pratique · Mis à jour en juillet 2026 · Lecture : 4 minutes
Votre traiteur et votre lieu de réception n'ont pas besoin de tout votre classeur de mariage : ils ont besoin de quatre documents précis, à des dates précises. Les voici, avec les formats qui leur facilitent la vie (et donc la vôtre).
1. Le nombre de couverts définitif (J-10 à J-7)
C'est le document contractuel : adultes, enfants (avec âges), prestataires à nourrir (photographe, DJ, baby-sitter, souvent oubliés). Ce chiffre déclenche la facturation finale, d'où l'importance d'avoir relancé les retardataires avant : notre rétroplanning détaille le calendrier des relances.
2. Le plan de salle (J-7)
La vue d'ensemble : position des tables numérotées ou nommées, piste de danse, buffet, bar, scène, accès cuisine. C'est ce qui permet au lieu de monter la salle et au traiteur d'organiser la circulation du service. Un plan aux dimensions réellesévite la mauvaise surprise du montage (« les tables 9 et 10 ne rentrent pas »). Si vous hésitez encore sur l'agencement, nos 7 dispositions comparées vous aideront à trancher.
3. La liste des invités par table (J-7 à J-3)
Table par table, dans l'ordre des places : c'est l'outil de travail du maître d'hôtel. Elle sert à dresser le bon nombre de couverts par table, à localiser les menus spéciaux et à orienter les invités perdus. Ajoutez-y les enfants avec leur âge (menu et chaise haute) et signalez les personnes à mobilité réduite.
4. Les régimes et allergies (J-7)
Végétariens, allergies, sans porc, sans gluten : une liste nominative rattachée aux tables. Le point critique : l'allergie doit être localisable(table 4, place de Léa Durand), pas juste comptée. C'est ce qui permet un service sans annonce gênante au micro.
Le format qui simplifie tout : un lien, pas des pièces jointes
Le problème des PDF envoyés par email : le plan change toujours après l'envoi (désistements de dernière minute), et le traiteur travaille alors sur une version périmée. La solution moderne : un lien de partage en lecture seule que le traiteur consulte sans compte, et qui montre toujours la dernière version du plan et de la liste par table. Vous gardez l'export PDF pour l'impression du jour J, et le lien pour tout le reste.
Questions fréquentes
Quand donner le nombre définitif d'invités au traiteur ?
En général entre J-10 et J-7 : c'est la date contractuelle du nombre de couverts facturés. Après cette date, un désistement est payé, un ajout n'est pas garanti. Vérifiez votre contrat.
Sous quel format envoyer le plan de table au traiteur ?
Un PDF avec le plan de salle et la liste des invités par table couvre 100 % des besoins. Encore mieux : un lien en ligne toujours à jour, qui évite d'envoyer trois versions successives par email.
Le traiteur a-t-il besoin des noms de chaque invité ?
Pour un service à l'assiette, oui : la liste par table (et par place pour les menus spéciaux) permet de servir la bonne assiette à la bonne personne sans annonce à voix haute.
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